Klauzula informacyjna

dot. przetwarzania danych osobowych w PAN Ogrodzie Botanicznym – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie

Od dnia 25 maja 2018 roku jako Administrator Państwa danych osobowych odpowiadamy za ich wykorzystywanie zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie o ochronie danych osobowych), którego celem jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych na terenie UE.

Wychodząc naprzeciw wymogom stawianym przez nowe regulacje i wypełniając obowiązek prawny nałożony przez ww. Rozporządzenie, zachowując zasadę transparentności informujemy, że:

I Administrator danych osobowych:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Akademia Nauk, Pałac Kultury i Nauki, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, skrytka pocztowa 24, (22) 182-60-00; jednostka pomocnicza: Polska Akademia Nauk Ogród Botaniczny – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie, ul. Prawdziwka 2, 02-973 Warszawa, 22 754 26 10, e-mail: sekretariat@ob.pan.pl;
• Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się skontaktować poprzez adres poczty elektronicznej arkadiusz.nowak@ob.pan.pl

II. Cel oraz podstawa wykorzystywania danych osobowych:

Dane osobowe pozyskiwane są w wyniku działalności Polskiej Akademii Nauk Ogrodu Botanicznego – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie dla celów takich jak:

• realizacja obowiązków prawnych m.in. przechowywanie danych dotyczących korespondencji elektronicznej/pocztowej, przechowywanie dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności statutowej, w tym działalności edukacyjnej;
• wystawianie faktur i prowadzenie sprawozdawczości, prowadzenia dokumentacji księgowej;
• prowadzenie dokumentacji rozliczeń wniosków o dofinansowanie w trakcie trwania projektów i w trakcie ich trwałości;
• realizacji uprawnień reklamacyjnych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy;
• zawarcie oraz realizacja umowy między Polską Akademią Nauk Ogrodem Botanicznym – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie a podmiotami zewnętrznymi;
• przeciwdziałanie oraz dochodzenie roszczeń lub należności, względnie zawiadamiania właściwych organów;
• weryfikacja zdolności płatniczych;
• pozostałe prawnie uzasadnione działania Polskiej Akademii Nauk Ogrodu Botanicznego – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie.

Dane osobowe potrzebne do realizacji obowiązków prawnych wykorzystywane będą przez Polską Akademię Nauk Ogród Botaniczny – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie:

• przez czas wykonania tych obowiązków;
• przez czas, w którym przepisy nakazują przechowywać dane;
• przez czas, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku.

III. Przekazywanie danych

Polska Akademia Nauk Ogród Botaniczny – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie w ramach prowadzonej działalności przekazuje dane osobowe następującym podmiotom:

• pracownikom oraz współpracownikom, a także podmiotom świadczącym nam usługi doradcze i konsultacyjne;
• podmiotom świadczącym usługi zarządzania systemem teleinformatycznym;
• podmiotom świadczącym usługi kurierskie oraz pocztowe (w celu prowadzenia niezbędnej korespondencji w powierzonych nam sprawach);
• organom publicznym upoważnionym do kontroli;
• dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy;
• dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).

IV. Prawo dostępu do danych

Przepisy Rozporządzenia o ochronie danych osobowych uprawniają Państwa do wystąpienia do nas z żądaniem:

1. udzielenia informacji o przetwarzanych danych;
2. wydania kopii przetwarzanych danych;
3. niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych;
4. uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia;
5. ograniczenia przetwarzania danych w przypadku zakwestionowania ich prawidłowości;
6. niezwłocznego usunięcia danych bezpodstawnie przetwarzanych;
7. przeniesienia danych do innego administratora w powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego.

V. Prawo do sprzeciwu

Wobec przetwarzania danych osobowych niezbędnych do wykonania przez nas zadań realizowanych w interesie publicznym lub niezbędnych do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów – mogą Państwo wnieść sprzeciw w sytuacjach szczególnych. W tym przypadku nie wolno nam będzie przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Natomiast, jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania wywołujący skutek natychmiastowy.

VI. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, iż dokonywane przez Polską Akademię Nauk Ogród Botaniczny – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie przetwarzanie danych osobowych jest niezgodne z prawem – przysługuje Państwu skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.